Asistente virtual es una persona profesional que desarrolla su trabajo a través de Internet, ya sea en su propia casa o desde una oficina y que apoya a personas que están iniciándose en el emprendimiento de un negocio o que tienen ya un negocio establecido realizando distintas actividades.
Ser asistente virtual te transforma en una pieza vital para cualquier negocio o emprendimiento pues tu actividad profesional multiplica las capacidades de tus clientes y sus posibilidades de éxito.
¿En qué consiste el trabajo de asistente virtual?
Asistente virtual es quien ofrece soporte administrativo, creativo y comunicativo al cliente o empresa para la que trabaja. Debe ser capaz de manejarse muy bien con el mundo tecnológico, conocer las herramientas a utilizar y aprender rápido.
Generalmente, su trabajo principal consiste en llevar la parte administrativa del negocio (facturación, agenda, emails) así como atender a los clientes y prospectos.
Ayudar en el trabajo de preventa de los servicios, atendiendo los canales que más tiempo consumen, como email, o chat, en caso de estar trabajando con estos sistemas.
También hay un trabajo de backoffice, de gestión de agenda, de preparación de facturas, etc. Todas éstas son actividades que consumen una gran cantidad de tiempo y que, al dejar en manos de profesionales, suponen un gran alivio para la clientela y le permiten dedicar toda su energía a que el negocio crezca.
Y para muchos negocios digitales, quien ocupe el puesto de asistente virtual será quien se encargará de la publicación de contenido, así como la difusión de ese contenido en redes sociales, el análisis del alcance del contenido y cómo mejorarlo, por mencionar sólo algunos elementos.
¿Cuáles son las funciones de un asistente virtual?
Solamente por mencionar algunas, a continuación se indican algunas funciones que tendría a su cargo quien emprenda como asistente virtual:
Gestión de la agenda
La clientela que requiere de asistentes virtuales generalmente tiene muchas tareas y poco tiempo. Es de vital importancia que tenga una agenda que le permita ver qué ocupaciones tiene a lo largo del día y de la semana. Su asistente virtual realiza la función de organizar la agenda en función de las prioridades del negocio y de los compromisos que existan tales como citas con clientes, reuniones con prospectos, reuniones del equipo, producción de contenidos para redes, etc.
Gestión del correo electrónico
Esta labor consume mucho tiempo por lo que quien emprende como asistente virtual tendrá que optimizar el tiempo de su cliente gestionando de forma exitosa la mayoría de los correos sin requerir más que algunas indicaciones básicas por parte del cliente y algunas plantillas creadas en conjunto.
Si se trata de un emprendimiento digital, se incluirá en este rubro el manejo del e-mail marketing.
Atención al cliente
Esta es otra tarea a la que se le invierte mucho tiempo y que requiere de profesionalismo pues está en el corazón del crecimiento de los negocios. Esta atención no solamente se da a través de correo electrónico sino también a través de redes sociales o canales como WhatsApp y el teléfono.
Es fundamental tener una persona que conozca los productos y servicios del proyecto y sea capaz de dar respuesta a todas estas personas.
Facturación
Es una de las tareas más importantes del negocio. Si no entra el dinero no hay negocio. Dependiendo del negocio y necesidades del cliente, quien se encargue de esta labor podría también llevar la contabilidad del negocio.
Otra de las tareas relacionadas con la facturación es la de control y seguimiento de facturas pendientes de pago y otras situaciones de cobranza.
Creación de contenidos
El apoyo para la creación de contenidos va desde la creación completa de posts y videos hasta la corrección de textos y la edición de piezas multimedia. Quien emprenda como asistente virtual especialista en este nicho debe conocer muy bien el uso de herramientas como Canva y Photoshop, por ejemplo, así como el uso de WordPress y otros programas para dinamizar las redes sociales de la clientela.
Planificación de eventos
Cualquier tipo de evento que requiera la clientela tal como un evento de networking, una conferencia, inclusive un seminario requieren de logística y organización. Se tratará de labores como la búsqueda de hotel, de transporte, alimentación, por ejemplo.
Elaboración de informes
Para los negocios en general es fundamental contar con respaldo documental de las actividades por lo que la elaboración de informes detallados por proyecto o actividad se vuelve fundamental. También existe la posibilidad de que se tengan que elaborar documentos para la prensa, informes para accionistas o posibles inversionistas y es importante tener informes sobre las métricas de redes sociales para coadyuvar al éxito del negocio.
Perfil de un asistente virtual
Ser asistente virtual requiere que se cultiven algunas habilidades que resultan sumamente deseables;
- contar con habilidades digitales
- contar con habilidades interpersonales
- contar con habilidades de organización
- contar con capacidad de versatilidad y creatividad
Puede resultar interesante para quien está pensando en emprender como asistente virtual que aunque se inicia como asistente en general para realizar muchas actividades, el perfil puede ir evolucionando conforme se va ganando la confianza de la clientela y se va conociendo más y mejor la estrategia de negocio. Es posible ir ganando más responsabilidad, más especialización e ir generando más ingresos a partir de éstos elementos.
Lo único que se requiere es empezar y en poco tiempo es posible ir haciendo de nuestras habilidades, las herramientas que hagan ganar a nuestra clientela y también a quienes somos asistentes virtuales.
